Aufbewahrungsfristen auch für Privatpersonen

Für Selbstständige gilt, dass geschäftliche Unterlagen zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Arbeitnehmer und Rentner sind jedoch schlecht beraten, wenn sie sich freuen, unnötigen Papierkram rasch entsorgen zu können. Dies hat weniger steuerrechtliche Hintergründe, als vielmehr Gewährleistungsansprüche. So sollte bei der Anschaffung von Gegenständen, auf die eine Garantieleistung gewährt wird, der Kaufbeleg auf jeden Fall bis zum Ablauf der Garantiezeit aufbewahrt werden, in der Regel ein oder zwei Jahre. Gleiches gilt für Handwerkerrechnungen. Die Gewährleistungsfrist beträgt in diesem Fall fünf Jahre. Gab es Pfusch bei der Ausführung, können Ersatzansprüche bei fehlenden Belegen nur schwer geltend gemacht werden. Für Steuerunterlagen empfiehlt sich, auch wenn es keine gesetzliche Regelung gibt, eine Aufbewahrungsdauer von fünf Jahren. Grund ist, dass Steuerbescheide zurückliegender Jahre häufig als Berechnungsgrundlage für den Bezug öffentlicher Gelder, beispielsweise Elterngeld oder Erziehungsgeld, herangezogen werden. Bei der Anschaffung hochwertiger Güter empfiehlt sich die unbegrenzte Aufbewahrung der Kaufunterlagen und der Rechnung von selbst. Zum einen erleichtern sie bei Wiederverkauf den Nachweis des ursprünglichen Kaufpreises, zum anderen können sie im Schadensfall bei der Versicherung als Nachweis der Anschaffung vorgelegt werden. Für die Beitragsrechnungen der Versicherungen gilt, dass trotz Einschränkung der abzugsfähigen Beträge sich möglicherweise doch noch eine Absetzbarkeit der Prämien ergibt. Daher sollten sie Arbeitnehmer auf jeden Fall mit den steuerrelevanten Unterlagen aufbewahren. Für Kontoauszüge regelt der Gesetzgeber eine zweijährige Aufbewahrungsfrist, für Auszüge, aus denen regelmäßige Zahlungen, beispielsweise die Miete, hervorgehen, gilt eine Dauer von vier Jahren. Dokumente wie Heiratsurkunde, Geburtsurkunde, Kraftfahrzeugbrief und alle Unterlagen, die mit dem Erwerb einer Immobilie in Zusammenhang stehen, sind am Besten in einem Bankschließfach verwahrt, da sie im Falle eines Brandes nur schwer zu ersetzen sind.